6 Etika Mendapatkan Media Partner Untuk Event Kampusmu

Menjadi mahasiswa selain belajar, kamu bisa terlibat di berbagai kegiatan kampus. Jika kegiatan yang kamu buat terbuka untuk umum, tentu kamu memerlukan tim publikasi. Kamu memerlukan strategi publikasi yang tepat untuk mendapatkan pengunjung yang sesuai dengan event yang kamu buat. Salah satu strategi publikasi yang bisa kamu gunakan adalah mendapatkan media partner! Bagaimanakah cara mendapatkan media partner untuk event kampusmu? Ada etika dalam mengajukan penawaran ber-media partner yang perlu kamu ketahui!

1. Perkenalkan Diri

Umumnya pihak penyelenggara akan menghubungi melalui media sosial atau email, tapi beberapa pengalaman yang sering terjadi saat mengajukan penawaran media partner adalah tidak memperkenalkan diri. Perkenalkanlah diri kalian dan komunitas/ kampus yang akan menyelenggarakan event sebelum mengajukan penawaran. Jika kamu memperkenalkan diri, akan memudahkan komunikasi antara penyelenggara dan pihak media. Selain memperkenalkan diri, kamu juga perlu jelaskan maksud tujuanmu menghubungi pihak media. Apabila kamu menggunakan akun atau email resmi dari acara, kamu tetap harus mencantumkan contact person yang bertanggungjawab atas penawaran tersebut.

Berikut contoh yang kurang baik dalam memperkenalkan diri dan menawarkan menjadi media partner acaramu:
Contoh Cara Mendapatkan Media Partner untuk Event Kampusmu

Kamu bisa menemukan contoh yang baik setelah mengetahui poin-poin penting selanjutnya.

2. Berikan Informasi Acara yang Detail

Pihak media selain mengetahui dengan siapa mereka berbicara, mereka juga perlu mengetahui acara apa yang akan dilaksanakan. Usahakan dalam satu pesan sudah mencakup semua informasi penting. Seperti nama acara, tanggal dan tempat pelaksanaan, tujuan acara, dsb. Yak! Informasi tersebut bisa kamu rangkum semua di proposal media partner. Buatlah proposal yang mudah dibaca dan dipahami, tentunya dikemas dengan menarik!

3. Penawaran Kerjasama yang Jelas

Bagaimana Mendapatkan Media Partner?

Bukan berarti saat kamu melampirkan proposal, kemudian pihak media akan langsung paham penawaranmu. Jelaskan penawaran kerjasama seperti apa yang kamu harapkan dengan tuliskan jumlah konten yang harus diunggah, jenis-jenis kontennya apa saja (misal: video, foto, intastory, dsb.), hingga jadwal konten kapan harus diunggah. Setelah menuliskan kebutuhanmu apa saja, berikan penjelasan timbal balik apa yang akan diterima oleh pihak media. Misal, mencatumkan logo media partner di semua materi publikasi acara. Namun, disebabkan setiap media memiliki ketentuannya sendiri dan belum tentu bisa memenuhi semua kebutuhanmu yang pada akhirnya berbeda dengan perencanaanmu di dalam proposal. Maka, kamu perlu punya penawaran lain yang sudah disesuaikan ketentuan pihak media.

Baca Juga:  Membahas Original Content di Laboratorium Olah Cerita & Kisah (LOCK)

4. Berikan Waktu

Memang rasanya bikin deg-degan saat mendekati hari terakhir pendaftaran atau submission tapi jumlah peserta belum memenuhi target. Tapi, kondisi tersebut jangan membuatmu menjadi dadakan dalam menawarkan media partner. Tawaran yang terkesan dadakan tersebut, tentu menjadi bahan pertimbangan oleh pihak media. Disebabkan, pihak media pasti memiliki jadwal posting media sosial. Dengan begitu, janganlah membuat pihak media menjadi terburu-buru waktunya dalam menanggapi penawaranmu.

5. Pahami Jam Kerja

Meski nampaknya di media sosial nampak selalu aktif, tapi sebenarnya “sang admin” juga punya jam kerja. Tidak semua perusahaan media memiliki pelayanan 24/7. Apalagi jika sebenarnya media yang kamu tuju tidak sepenuhnya bergerak di bidang media saja, tapi mereka memiliki ruang bagi komunitas yang memerlukan publikasi. Sehingga, jika kamu mengirimkan pesan atau email di Hari Jumat pukul 21.00 WIB, kamu perlu mempertimbangkan waktu dan hari saat ingin follow up penawaranmu, usahakan melakukan komunikasi bisnis di luar akhir pekan, kecuali ada keperluan yang sangat genting.

6. Koordinasi Panitia yang Baik

Poin terakhir ini tidak hanya berlaku dalam menawarkan media partner. Perlu adanya koordinasi antara admin media sosial dan pencari media partner. Beberapa kali terjadi di beberapa komunitas atau kampus, orang yang menghubungi media berbeda dengan pengelola akun media sosial. Kemudian informasi kesepakatan antara media dengan penyelenggara tidak disampaikan dengan pengelola akun media sosial. Misal, ketentuan yang sudah disepakati: Publish 1 konten di Instastory. Kemudian, pengelola akun media sosial menanyakan ke pihak media, “mengapa tidak di-posting di feed IG juga?”. Simulasi kasus tersebut terlihat bahwa koordinasi antara panitia tidak berjalan dengan baik.

Jika kamu bisa menerapkan 6 etika dan cara mendapatkan media partner di atas, paling tidak kamu sudah memberikan impresi awal yang baik! Berikut contoh email yang baik dalam menawarkan menjadi media partner.

Baca Juga:  4 Film yang Membahas Tragedi G30S

Contoh baik dalam mencari cara mendapatkan media partner event kampusmu

Swasthi Mangundjaya

Community Manager
Kuliahnya di Surabaya menjadi awal pertemuannya dengan komunitas dan festival film. Setelah kuliahnya rampung, kembali pulang ke Jakarta dan saat ini menjabat sebagai Community Manager di Studio Antelope.
Swasthi Mangundjaya
2 Comments
  • Jelajah Blitar
    Posted at 23:54h, 29 November Reply

    Nah, entah aku yang terlalu kaku ato gimana. Banyak banget nak-nak jaman now yang mengabaikannya hampir semua poin di atas. 🙁

    • Bikin dan Berbagi
      Posted at 13:19h, 30 November Reply

      Betul sekali, padahal ini tetap penting. Bukan hanya berkenaan dengan etika, tetapi juga efisiensi dalam bekerja 🙂

Tulis Komentar:

× How can I help you?